18個降伏 ISO 14001 :2015 的關鍵秘笈

時間飛快,ISO 14001 :2015 自2015/9/25發布以來,有許多企業組織已順利完成轉版,至於有哪些變化,來看以下說明。

1.管理系統架構變化

ISO 14001 :2015的架構依循高階架構(High Level Structure, HLS),從原四個章節調整為十個章節,所有國際標準將依循此架構,提升各國際標準間的相容性,便於企業於推行管理系統進行整合。

2.新增組織內部和外部議題

在高階架構(High Level Structure, HLS)之下,第四章節都是組織背景,其中4.1是探討組織內部和外部議題,這在 ISO 14001 :2015該如何呈現?

組織在發想議題時,應考量以下3點:

1)與組織本身目的有關的內部和外部議題。

2)這些內部和外部議題可能會正面或負面地影響達成環境管理系統預期成果的能力。

3)這些內部和外部議題應包含會影響組織或受組織影響的環境條件。

其中內部議題可以從組織的活動、產品或服務、經營策略方向、文化或組織因應環境衝擊的能力來發想,即組織在營運過程中,包含組織經營策略、文化、及從研發到產品後端使用廢棄等階段會產生環境影響的議題。

外部議題可以從組織所處的環境、區域、國家甚至到國際來發想,包含組織所處的地理環境、自然條件、當地法規要求、社會文化習俗、政策、市場趨勢,甚至到國際要求等會影響組織達成環境管理系統預期成果的議題。

因此在發想議題時,可以製作一表格,分內部和外部,及其對應的議題,發想人員不限於高階主管或環安單位,建議所有單位都參與議題發想與討論,其議題所產生的環境衝擊不限於負面,也可以是正面的。

3.新增利害關係人需求與期望

此可與CSR報告書中的利害關係人議題結合。

但沒有編制CSR報告書的組織該如何呈現 ISO 14001 :2015利害關係人需求與期望呢?

可考量以下3點:

1)組織應決定與環境管理系統有關的利害關係人有哪些?

2)這些利害關係人的要求是什麼?

3)組織應決定哪些要求是必須遵守的,而這些必須遵守的要求納入守規義務。

因此也可以製作一表格來呈現利害關係人的需求與期望,區分哪些利害關係人,有什麼要求,並勾選哪些要求要成為守規義務。

4.加重高階主管的責任

高階架構(High Level Structure, HLS)將領導統御獨立一章節,且將此章節置於PDCA循環的核心,表示在推行管理系統,顯示最高管理階層領導統御的重要性。

同時在 ISO 14001 :2015也不見”管理代表”的字眼,但不見得就不能設置管理代表,但設置管理代表,不表示最高管理階層可以完全置身事外,最高管理階層仍必須保留確保管理系統有效執行的當責性,最簡單的呈現方式就是最高管理階層應簽署環境政策,並參與管理審查的執行或審閱批示。

5.環境政策擴大承諾範圍

環境政策承諾範圍已從污染預防擴大到環境保護,環境保護的承諾不僅可透過污染預防來防止負面環境衝擊,亦可透過保護自然環境免於遭受組織的活動、產品和服務所引起的傷害和惡化。

換句話說,組織除了承諾降低污染來減少負面環境衝擊外,也可承諾組織對當地的環境條件的影響性,包含環境水質、空氣品質、氣候變遷減緩與調適、生物多樣性和生態系統保護及復育等的承諾。環境保護承諾方向依組織對環境影響性不同而不同。

此外,環境政策除了環境保護的承諾外,還有二個基本承諾:履行組織的守規義務,以及持續改善環境管理系統,以提升環境績效。

6.加入風險和機會

在 ISO 14001 :2015加入風險的概念,首先要瞭解什麼是風險和機會,即潛在的不利影響(威脅)和潛在的有利影響(機會),其來源有:

1)環境考量

2)守規義務

3)內外部議題及利害關係人需求與期望等

因此,組織在規畫過程中,藉由環境考量面、守規義務,以及所鑑別出的內外部議題及利害關係人需求與期望,進行評估,藉以決定風險和機會,並決定可以處理這些風險和機會的行動措施。

7.考慮生命週期觀點

ISO 14001 :2015的環境考量面應考慮生命週期觀點,但不需要詳細的生命週期評估,只要組織可以控制或影響的生命週期階段即可。

但什麼是組織可以控制或影響的生命週期階段呢?生命週期包括原料的取得、設計、製造、運輸、分配、使用、廢棄和最終處置。以原料的取得來說,原物料取得的環境衝擊受供應商影響,組織可以控制或影響的是對供應商條件的要求,即供應商管理。

8.強化溝通要求

對照 ISO 14001 :2004的溝通, ISO 14001 :2015的溝通要求更為詳細,包含跟誰溝通?溝通甚麼?甚麼時候溝通?如何溝通?此外,組織在溝通時,需留下溝通紀錄。

9.取消「文件」和「紀錄」字眼

在高階架構(High Level Structure, HLS)之下, ISO 14001 :2015 將舊版的4.4.5的文件管制和4.5.4的紀錄管制合併為7.5文件化資訊,因此在 ISO 14001 :2015看不到文件化(documentation)、文件(documents)和紀錄(records)字眼,取而代之的是維持(maintain)或保留(retain)文件化資訊(documented information),其意義分別為:

1)維持文件化(maintain documented information)的意思是文件,非紀錄。

2)保留文件化資訊作為證據... (retain documented information as evidence of....)的意思則為紀錄。

雖然條文改為文件化資訊,但組織在應用上仍可繼續使用「文件」、「紀錄」等字眼。

10. ISO 14001:2015的外包流程

ISO 14001 :2015 在8.1運作規劃與管制提到外包流程,當組織將自身流程(活動、產品或服務)外包或改由外部提供者供應時,組織可控制或影響的程度會降低甚至沒有影響,因此應將外包流程進行管控,其管控或影響的類型或程度包含以下:

外部提供者(供應商或承包商)符合組織環境管理系統要求的能力,如:對環境的衝擊性(有無環保相關許可、有無符合 RoHS 要求等)、供應商的法規符合性…等。

組織評核供應商能力的能力,如:進料檢驗、供應商管理…等。

簡單來說,就是在供應商管理加入環保相關要求及評估方式。

11.ISO 14001:2015的研發要求

因應 ISO 14001 :2015 考慮生命週期觀點,因此在設計開發階段,盡可能考慮生命週期階段的環保要求,如採用低污染的原物料、綠色設計、綠色包裝等,或是參照 ISO 14006 環境管理系統導入生態化設計指引。

12.ISO 14001:2015的採購要求

除了供應商管理加入環保要求外,亦可在採購條件加入環保要求,如綠色採購、採買具環保標章的產品…等。

13.加強績效評估

ISO 14001 :2015除既有的監督、量測外,另增加分析、評估,即在取得監督量測數據後,要進行分析判定,作為10.2不符合與矯正措施的前置作業。

而監督與量測的來源可以是環境目標、重大環境考量面、守規義務和運作管制,可參照 ISO 14031環境績效評估。

14.變更管理審查討論內容

因應 ISO 14001 :2015,管理審查輸入輸出項目都有變更,請改版的企業注意,別沿用 ISO 14001 :2004管理審查討論項目。

15.不見「預防」字眼

ISO 14001 :2015的10.2不符合與矯正措施與 ISO 14001 :2004不同在於以不見「預防」字眼。

其實「預防」並不是刪除,而是隱含在4.1瞭解組織及其背景和6.1處理風險和機會的行動措施。

16.ISO 14001:2004版何時失效?

ISO 14001 :2004和 ISO 14001 :2015將在3年的轉換期中並存。到2018年9月,所有的 ISO 14001 :2004證書都將作廢且失效。所有的組織需在3年轉換期間,將目前的 ISO 14001 :2004證書轉換至 ISO 9001 :2015。

17.哪裡有ISO 14001:2015條文?

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ISO 顧問職人: 18個降伏 ISO 14001 :2015 的關鍵秘笈
18個降伏 ISO 14001 :2015 的關鍵秘笈
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