本篇文章由領導力企管與威煦軟體共同編撰
無論是企業或是個人，遵守法律規範是應盡的義務，對個人來說還算簡單，但對企業就不是這麼一回事了，企業面臨的法規層面的挑戰，會因為業務屬性的不同而有其複雜性與難度，例如：環境、勞動安全、勞工權益、稅務與公司治理等。
因此對企業而言，鑑別法律規範的適用性，其重要性不言而喻，而在 ISO國際標準中，無論 ISO 14001、OHSAS 18001 ( ISO 45001 )、ISO 22000、EICC、SA8000 等，皆要求企業必須鑑別相關法律，並納入管理系統考量，且維持資訊更新。
而法規鑑別說來簡單，但國家的法律千萬條，若無有效率且系統化的方式可供查詢追蹤，導致企業往往在進行法規鑑別與修訂追蹤時，耗費可觀的時間與人力，且完善程度不盡理想。
法規鑑別 與 ISO標準
領導力顧問群從執行 ISO輔導經驗中發現，部分企業尚未導入 ISO 管理系統時，對於定期檢核法規並無實質上之作法，通常為被動行為，如主管機關來文或現場勘查、利害關係人(如顧客或附近居民)訴求時，才會檢討並提出相對應之作法。但這樣的管理模式是否合宜?
以 ISO 14001 : 2015 中「規劃」章節條文6.1.3 為例：
6.1.3 守規義務(Compliance obligations)
組織應:
a) 決定及取得與環境考量面相關的守規義務;
b) 決定這些守規義務如何應用於組織;
c) 當建立、實施、維持和持續改善環境管理系統時,將這些守規義務納入考量。
組織應維持其守規義務的文件化資訊。
備註: 守規義務可能導致組織的風險和機會。
「守規義務」是管理系統要求之重要管制點，從條文要求來看可分為三步驟：
STEP 1. 企業必須先鑑別出相關的法律規範
STEP 2. 決定如何應對與應用
STEP 3. 將這些法律規範納入管理系統的考量，並檢視公司內部所有運作是否符合以上鑑別出之法律規範。
有趣的是，在條文備註中也提醒了企業「守規義務」可能為企業帶來風險或是機會，因此企業將定期檢核法規由被動轉換為積極態勢，是未來的趨勢。
以經濟部於2017/3/9更新發布的「禁用鹵素燈泡及白熾燈泡現場檢查程序作業要點」為例，若適用於企業組織，需考量現場是否已經「盤點」鹵素燈使用現況呢?如果仍有大量鹵素燈之使用是否於限期可以完成「改善」?改善的「經費來源」及執行更換的方式該如何進行?
甚至進一步考量此項規定為企業是否帶來風險(可能需要停業更換)?或是帶來新的機會(節省用電成本)?
如何有效率地鑑別環安衛法規?
根據經驗，以往企業內部在執行法規鑑別作業，主要會遇到三大難題，導致管理成效不彰：
- 人工蒐集法規資料，完整度與即時性不足；
- 鑑別作業耗時費力，人員配合意願低；
- 後續資料因維護與整併不易，資料正確性大打折扣，加劇觸法風險。
要更有效地進行管理並掌握守規風險，需要有效率且自動化管理工具，並滿足以下條件：
- 以正確的形式協助企業收集、管理、共享法規與鑑別內容；
- 因應新法規出現或現有法規異動自動提醒；
- 系統運作流程能不斷演化，符合ISO驗證流程或法令要求變更；
- 向企業的決策者展示法規守規狀態；
- 讓管理單位或是關鍵客戶能快速檢視守規狀況與過往紀錄。
在台灣，也有一些法規鑑別管理工具，例如威煦軟體所推出的法規雲(Legal)系統，就是一個完整並成熟的解決方案軟體，法規雲具有三大效益：
1.完整且自動更新的法規資料庫
透過軟體（以下簡稱法規雲）獨創的法規蒐集演算法，在系統中提供了企業營運所需的各類法規資料庫，涵蓋範圍包含勞動部、環保署、消防署與全國法規資料庫等，更可視客戶需求擴充地方或國外的法規資料。並且可以在法規異動時主動通知，推播建議關心的重要法規，有效提升法規鑑別涵蓋率與即時性，降低觸法風險。
2.符合 ISO管理架構並支援跨廠區管理的鑑別流程
法規雲運作流程是參照 ISO高階管理架構設計，能在一套系統中同時管理多項驗證所需的法規鑑別作業，在不需大幅改變既有使用習慣情況下無縫接軌，讓安環單位對於法規的解讀有效傳達給執行單位，並支援跨廠多人同時進行逐條鑑別，產出各項稽核常用報表，執行一次作業即可因應各類要求。是企業取得或是維繫各項驗證不可或缺的強大工具。
3.各類統計、分析與績效呈現的視覺化報表
法規雲更獨家設立了多種視覺化報表，將以往繁雜難懂的數據轉化為明確的管理績效，例如法規鑑別涵蓋率、執行進度一覽表、不符合事項改善狀態，可進一步統管跨廠法規鑑別狀態的守規性評估表等，讓高階主管能夠容易了解管理現況，符合新版ISO架構中的領導統御要求，並有效提供管理成效。
實務上，已有近百間企業導入法規雲且實際獲得管理效益。
企業可透過法規雲檢核相關法令規範後，規劃具體作法，定期進行法規及利害相關者訴求之鑑別評估，即時發現問題及修正，同時透過ISO管理架構進行分工合作，最後由最高管理階層審視並提供改善方針。
法規即時更新是企業管理環安時，風險降低之要素中最關鍵的一環，法規雲不僅能貼近使用者的實際需求與時俱進，更能兼顧單位使用者、管理人員與高階主管的需求，依據管理系統精神不斷優化，持續並穩健的降低營運風險。
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