社會責任驗廠中超時、費用返還的難解問題該如何因應？

現行的社會責任驗廠標準中，合法的工作時數和不收費原則幾乎是所謂的「必考題」，而這些必考題又常會是令許多廠商頭痛的「無解問題」，該如何因應？進行缺失回覆、甚至關閉該缺失也著實變成了每個廠商的「重要課題」。

應建立正確觀念面對稽核

首先，應該先建立一個正確觀念，不要想著「做假資料」來應付稽核，因為可以從工作過程的紀錄，像是生產日報表、品檢報表、出貨單...，再搭配員工訪談過程和調閱監視錄影紀錄就可以確認員工真實的出勤狀況，另外費用返還的部分，基本上一定就是要將需返還的費用進行清算與實際返還的證明，如：退款對象簽收紀錄和實際匯款紀錄，所以這部分更無法用其他方式作假，也不用想著退完之後再請員工繳回，因為基本上這是不符合人性的，很容易衍伸其他問題。

如何因應超時工作？

超時因應的部分，可先針對現況進行分析，確認哪些部門容易出現超時?超時的狀況是否為常態？是否有特別的原因？如：發生特殊情形^{【註 1】}時才得以合理合法的額外工作時間安排；另也應在發生超時違規事實之後，啟動人力盤點，確認目前部門人力缺口，評估是否有機會採取工作外包、內部人力輪調或 PT人力支援，甚至進一步評估自動化作業的可能，並配合加班申請過程的監督，以確保減少此超時問題的發生。

^{【註 1】}這裡所指特殊情形(突發事件)，為針對「勞動基準法」第32條第4項：「因天災、事變或突發事件，雇主有使勞工在正常工作時間以外工作之必要者，得將工作時間延長之。但應於延長開始後二十四小時內通知工會；無工會組織者，應報當地主管機關備查。延長之工作時間，雇主應於事後補給勞工以適當之休息。」

而比較常見的特殊情形，會有以下幾種情況：
舉凡是台電遇到風災而讓工程師進行搶修作業、工廠的關鍵性生產機械發生無法預期的事故而需讓員工搶修（參照內政部 74 年 3 月 13 日台內勞字第 285665 號函），或是勞工擔任輪班性質的工作卻無故曠職而需讓同事加班（參照勞委會 84 年 7 月 7 日台勞動二字第 123423 號函）等情形，其實都符合上述的「突發事件」要件而可讓員工加班來解決當下遇到的事故。

費用返還造成稽核缺失

費用返還的部分，雖然大家都比較難以接受，這些在台灣當地所謂合法收取的仲介服務費、申請來台規費需要還給員工的狀況，因為當初也許就是想要減少人力成本負擔，但只要客戶對於這一塊提出強制要求，勢必就要面臨一個最現實的問題，究竟是人力成本減少比較重要?還是滿足客戶需求，延續合作機會或爭取進入新供應鏈比較重要的困難選擇題。

首先還是要先弄清楚費用涵括的範圍，有些社會責任驗廠標準有明確的官方文件，如：RBA 的費用定義 (Definition of Fees)，清楚交代費用返還的起算時間點、可折抵返還費用的金額和計算原則、應處理返還議題的對象、可收和不可收(應返還)的項目，但也有些標準雖然在標準條文中有提及費用返還的議題，但未清楚交代上述費用返還的相關管制要求，建議這部分可以在決定驗證單位後，直接與稽核員確定稽核判定標準。

另外，有很多廠商也常會問到一件事情，費用是要一口氣全部還完嗎?還是可以採取分期付款，這需要考量到客戶同意與否，另外就是要確認缺失關閉的過程中，稽核員可以接受費用還沒有全部還完的情況嗎?還是只要能交代清楚還款計畫，並且已經有實際的還款紀錄即可?基本上除非有明確的評分基準，如RBA有將未完成還款人數比例和金額提供了一明確的矩陣來方便稽核員進行缺失判定，但大原則是指要錢沒有還完的一天，這個缺失就會存在。

社會責任推行刻不容緩

現今市場上的時局並不穩定，常常會遇到貿易戰訂單轉移、地緣經濟影響、缺工等問題，這些在經營成本和公司營運上都會是大的挑戰，更遑論為了爭取訂單，而需要有更加合法的工作時數控制，透過費用返還達到所謂的「零收費」精神，這都是社會責任推行過程中的「日常」，而這些投入的心力和成本，其實對於很多業主來說壓力並不小，唯有平日多參考不同管道取得相關社會責任議題最新資訊，並透過正向的態度和將心比心的原則，才能真正落實所謂的企業社會責任。