幫助”ISO人”有效提升每年ISO管理的方法

現今 ISO 管理系統已經成為保障品質與效率的重要工具。隨著業務的擴展，許多公司可能同時運行多個 ISO 管理系統，如 ISO 9001、ISO 14001、ISO 27001 等。對於負責 ISO 的窗口來說，如何靈活地管理這些不同的系統，讓它們各自發揮作用，又能彼此協調合作，是一個不小的挑戰。尤其在ISO 9001的7.1.6條款中，知識管理被視為確保組織持續成功的關鍵因素。這篇文章將分享一些輕鬆實用的建議，並舉例說明如何在多個ISO管理系統中有效地應用知識管理。 

知識管理與實例分享：

在管理多個 ISO 系統時，ISO 9001 中的 7.1.6 條款強調了知識管理的重要性。這要求企業不僅要獲取並保持必要的知識，還要確保這些知識在需要時能夠有效利用。例如，某家企業同時擁有ISO 9001、ISO 14001、ISO 45001、ISO 13485 及 服務業僅有的神祕客稽核等多個管理系統；此間公司採用紙本文件簽核，且在各縣市及海外均有據點，同時需要確保每個月追蹤及完成的項目均在掌控之中，負責 ISO 的窗口在人力和資源有限的情況下，使用常見的Excel來進行管理與維護，可以採用以下方式進行：

以 ISO9001 為例：

1. Step 1 確認整年預計執行的大排程：
   將每月、每季、每半年欲執行的項目列在該月份
   
2. Step 2 列出 ISO管理的例行/非例行工作及頻率、權責單位及備註：
   大至年度管審會議、小至每日文件發行，將頻率及窗口明確列出，可幫助管理與優化
   
3. Step 3 各 ISO 稽核前、中、後準備事項清單管理：
   包含換證、續審皆可分頁管理，確保每個階段要準備與聯繫事宜均有落實執行
   
4. Step 4 管理驗證公司窗口，以利聯繫與追蹤：
   將各階段需聯繫的窗口列表及聯絡方式，必要時亦可備註
   

上述四步驟，許多內容看似容易執行甚至習以為常，但往往這些習慣在我們腦子裡的東西，遇到了意外(ex.新冠高峰窗口確診無法上班)則會讓人措手不及；知識管理的重要性在此時完全的發揮，他詳細到不需要被標準化和公告發行成程序書或作業標準書，但有了他卻能夠幫助團隊間的效率提升，確保窗口即便無法及時回答，代理人能夠一看即了解的精華!!這樣的知識管理不僅提升了工作效率，還減少了錯誤發生的機率，成功讓多個ISO系統之間實現了知識的共享與協同。

多個 ISO 管理系統共存的確可能讓人感覺像在走鋼絲，深怕一個不留神一個遺漏，導致在年度驗證的時候被開立了缺失；其實只要方法得當，它們能像一支默契十足的樂隊，各司其職又相輔相成。透過靈活的管理策略、清晰的職責分工和定期的系統檢討，您完全可以讓這些 ISO 系統在您的掌控之中發揮最大的效益。特別是運用 ISO 9001 中的知識管理方法，將多重 ISO 系統中的寶貴知識整合並分享，能夠顯著提升整體管理效率。盼此篇實際的作業分享能為身為“ ISO人” 的您在管理上提供更多的靈感與啟發。